黑河学院评建材料收集与整理规范（试行）

为使我校迎接教育部本科教学工作合格评估材料收集与整理工作规范化、制度化，特制定本规范。

一、材料的类型

按材料的属性或表现的形式，本科教学工作评估材料可分为“文字材料”和“数字材料”两类。文字材料，是指既往形成的诸如教学文件、工作计划、实施方案、活动记录、质量评价分析、成果总结、媒体报道等历史性文档材料，现时整改建设中产生的成果材料如总结、概括、提炼、编撰而形成的各层级《自评报告》、《自评依据》等文稿，以及迎接教育部专家组考察评估的相关展示性文本材料。数字材料，是指既往和现时本科教学工作或活动中自然形成的各种原始性状态数据，以及与学校、处室或系部本科教学《自评报告》、《自评依据》有关的且需提供教育部专家组考察的各类统计报表。

二、材料收集、整理与编撰的时间单位

根据教育部要求，本科教学评建材料的收集、整理与编撰，一般以学年或自然年度为单位。其中，关于财务、科研和图书信息按自然年度计算，统计时间为当年的1月1日～12月31日；关于教学和其他等软件项目建设按学年度计算，统计时间自上年的9月1日～当年的8月31日；专业办学工作总结或专业人才培养质量分析报告以一个培养周期（四年）为单位。

三、原始材料整理要求

(一)材料的建档说明

所有材料必须按档案分类法进行分类。且要求分类准确，编目清楚，整齐美观，查找方便，保证评估专家调用材料的方便、快捷。各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作安排、总结等）由有关部门陈列原件，以体现材料的真实性；所有整理出的材料（尤其是综述材料），都必须有据可查，要在工作过程中重视原始材料的收集与积累。

u 按照教育部评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点的顺序逐级建档。

u 档案盒大小全部为A4，部门内部颜色和质地统一。

u 档案盒标号为N1.1学校定位（1）……N7.6教学效果（X）,X表示档案盒的总序号，表明共有X个档案盒。

u 在每一个档案盒中的第一个文件存放本档案盒中所有支撑材料的目录（目录样式附后）。其后是按目录次序排列的相应档案材料（此类档案材料可根据具体情况用透明塑料文件夹分类或编号）。

u 每一个档案盒中的材料排序，可依照支撑材料的重要性和其对观测点的支撑程度从大到小排列，或按照说明问题的层面排列。

u 各单位可根据具体情况设几个总文件盒（序号为1-1、1-2等），用于存放所有档案材料的总目录、学校、各系（部）自评报告以及能突出体现学校、各系（部）办学特色的关键性材料等。

(二)表格

表格类统计材料要有单位盖章、填表人、审核人和负责人的签字以及填表日期。

(三)照片材料

照片材料分类装袋或装册，并简要注明：时间、地点、人物、内容、摄影者等信息。

(四)实物材料

实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片，列出清单。实物暂由有关部门陈列保管。

(五)证书、奖状、聘书等

校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫描、照相后制作成电子文档存档，并注明形成时间、内容（名称）、作者及颁发单位。另用A4纸打印，以便与相关材料配套。

(六)录音、录像材料

录音、录像材料要注明内容、录音（像）时间、录音（像）人、带长（分钟），要求制作为数据光盘（DVD、VCD、CD等）。

(七)其它复印材料

各单位从档案室复印材料时，须由该单位具体承办人员在材料复印件上注明此复印件所在的档号，然后由档案室加盖公章，以便需要时能迅速查找到档案原件。

重要的纸质档案材料，原件扫描或照相后，制作成电子文档，用A4纸打印。原件交档案室存档。

四、文字材料格式要求

(一)文字材料制作工具

使用Microsoft Word 2003中文版。

(二)页面与打印方向

采用国际标准A4型纸，页边距：上25mm，下25mm，左25mm，右25mm，页眉15mm，页脚17.5mm。

页码标在页脚居中，用小5号、半角、Times New Roman体阿拉伯数字标识。一般材料应采用纵向双面激光打印或复印。

(三)行文格式

1.标题

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。采用小2号黑体字（如有副标题，用3号楷体），行距为固定值30磅，可分一行或多行居中排版；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.正文

标题下空一行成文。字体采用小4号宋体，数字采用小4号Times New Roman字体，行距为固定值25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。每个自然段首行左空2个字，换行顶格；数字、年份不换行，可通过调整字间距进行排版。

结钩层次序数，第一级为“一、”（三号、黑体；段前段后各0.3，缩进0.9厘米）；第二级为“（一）”（小三号、黑体）；第三层为“1.”（四号、黑体）；第四级为“(1)”（小四号、黑体）；第五级为“①”，（小四号、宋体）；原则上第一、第二级标题独立成行，不加标点。

各级标题缩进同正文一致，行间距和段前段后可灵活把握。

3.文字材料中表格要求

(1)表格标题

使用小四号黑体，表内固定项使用小四号宋体加粗，表内正文使用小四号宋体。

(2)间距

表格行、列间距根据表格内容自行调整，但不得在页边距外。

(四)附件

文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用4号宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×X××X”）；附件名称后不加标点符号。

(五)落款

材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。用小3号宋体字标识。

(六)印刷和装订

双（或单）面印刷。一律在左侧装订，连续编页码。封面与书芯不脱落。两页页码之间误差不超过2mm。未正式定稿成本之前，建议用长尾夹临时装册。

五、纯表格材料格式要求

(一)表格标题

使用16号黑体，表内固定项使用正文字号，但要加粗，表内正文使用10－12号宋体。

(二)页边距设置

上、下均为2.5cm，左右均为1.9cm，页眉、页脚均为1.3cm。

(三)文本对齐方式

尽量保证美观。水平对齐：整列所有行的字数≤6时，本列水平居中；整列所有行的字数＞6时，本列水平靠左（注：整列如果字数一样，建议居中对齐）。垂直对齐：全部居中；文本控制：自动换行。标题行全部居中。

(四)纸张

A4打印纸，尽量使用横向打印。个别表格，如仪器设备详细信息等确实需要的可以使用A3纸。

(五)页码

标在页脚居中，用小5号半角Times New Roman体阿拉伯数字标识。

(六)落款

表格下方左侧依次为填表人和审核人（单位主要负责同志）签字栏。表格右侧下方为完成单位，要求加盖单位（部门）公章；下一行右侧为年月日，采用阿拉伯数字（如2009年5月6日）。

(七)排版格式

Excel2003格式排版。

(八)跨页表格

同一内容表格跨页的一定要进行标题行重复。

(九)幅面

如遇A4最大整幅纸型容不下的材料，表格各项设置可自行调整，不受以上约束，但必须留出装订位置。

(十)其它

表内数据对应位要对齐，表中无内容的一律空白，表内数字或文字有连续重复，不能用“同上”、“同左”等字样。

六、材料汇总、上报工作要求

(一)汇总

各单位应及时对材料进行汇总归档，并分阶段编制材料目录或清单。

(二)上报

所有需要上报的材料（包括文字、电子、声像材料等），届时按评建办的部署与要求办理。

黑河学院评建办公室

二○一一年六月二十八日